Facturation et paiements
Cher client,
ci-dessous sont les principales indications et modes de paiement concernant la facturation et les paiements de MANAGED SERVER SRL opérant en Europe sous la marque MANAGEDSERVER.IT.
Ainsi les factures et les notes proforma auront pour en-tête :
SERVEUR GÉRÉ SRL
Via Enzo Ferrari, 9
62012 - Civitanova Marche - Italie
TVA UE : IT02085220438
REA : MC - 282554
1. TVA et autoliquidation
Notre société, avec son bureau des impôts en Italie, opère dans le respect de la réglementation fiscale et TVA en vigueur au niveau européen. En détail, lorsque nous effectuons des opérations commerciales avec une entreprise cliente étrangère, mais qui est en possession d'un numéro de TVA européen et qui est enregistrée dans le système VIES (Système Electronique d'Echange de Données TVA), nous pouvons appliquer l'autoliquidation, également appelée comme « autoliquidation », aux fins de la TVA.
Concrètement, cela signifie que lorsque nous établissons des documents comptables pour ces clients, nous ne facturons pas de TVA sur la valeur des biens ou des services fournis. Il appartiendra au client, en tant qu'acheteur, de procéder au paiement de la TVA au taux en vigueur dans son pays de résidence ou d'exploitation.
Cependant, il est crucial de souligner que si le client ne dispose pas d'une inscription valide dans le système VIES, l'approche changera. Dans ce cas, nette de la facture, notre société appliquera et facturera la TVA selon le taux actuellement en vigueur en Italie, qui est de 22 %. Cette procédure est basée sur le mécanisme d'autoliquidation ou "Reverse Charge" prévu par l'article 17, paragraphes 5 et 6 du décret présidentiel 633/1972, connu sous le nom de "décret TVA" italien.
Pour garantir la validité et l'enregistrement d'un numéro de TVA dans le système VIES, il est possible d'utiliser le service de vérification mis à disposition par la Communauté européenne. Ce service est accessible et facilement consultable en ligne, et vous pouvez y accéder cliquant ici.
Nous reconnaissons que les questions fiscales peuvent être complexes. Ainsi, si vous avez besoin de renseignements complémentaires ou de précisions en matière fiscale et sur les dispositions légales y afférentes, nous vous conseillons de consulter un conseiller fiscal de confiance.
2. Formulaire
Notre société accorde une grande importance à la transparence des transactions commerciales et comptables avec ses clients. C'est pourquoi, lors du processus de facturation, nous émettons une facture pro forma comme document préliminaire, qui anticipe la facture finale ultérieure.
Ce mécanisme de facturation pro forma naît de la nécessité de fournir au client une image claire et anticipée des coûts associés aux services que nous envisageons de fournir. La facture pro forma est un document détaillé dans lequel le client peut consulter le prix des prestations proposées avant la facture finale. Cela permet non seulement un contrôle des articles et des prix, mais également un contrôle minutieux des données fiscales saisies. En cas d'incohérences ou d'erreurs, cela rend les actions correctives plus simples et plus immédiates.
Au sein de ce document, le client trouvera une liste complète des produits et services envisagés, ainsi qu'une description détaillée des interventions prévues ou déjà réalisées. Chaque intervention est corrélée à la date à laquelle elle a été réalisée, permettant au client une vision claire et structurée des opérations prévues ou réalisées. Cela facilite une compréhension détaillée des éléments de facture et permet au client de reconnecter facilement le document aux communications précédentes entre les parties.
Une fois la facture pro forma payée, nous procéderons dans le même mois à l'émission de la facture comptable définitive. Cette dernière doit être gérée en suivant les instructions fournies dans le paragraphe suivant.
Nous tenons à souligner que tout retard de paiement, demande de correction ou contestation doit être reçu dans les 5 jours suivant la réception de la facture. Pour les clients italiens, ces communications doivent être envoyées via PEC à l'adresse manageserversrl@pec.it. Alternativement, ou pour les clients non italiens, les communications peuvent être envoyées par courrier électronique ordinaire à l'adresse paiements@managedserver.it. Dans chaque communication, il est essentiel de préciser de manière claire et détaillée la nature de la demande.
Nous souhaitons informer nos clients qu'en cas de retards injustifiés dans le paiement de la facture, nous nous réservons le droit de suspendre les prestations jusqu'à régularisation du paiement.
3. Facturation et modalités
Notre société propose une gamme de services caractérisés par différents délais périodiques. La périodicité de ces délais, qui peut être mensuelle ou annuelle, est étroitement liée à la nature spécifique de la prestation fournie.
Dans le cas des domaines Internet par exemple, leur durée est fixée pour une durée minimale d'un an. Cette durée spécifique n'est pas une décision arbitraire de notre part, mais plutôt une exigence imposée par le registre concerné pour le domaine particulier que vous achetez. Cela garantit la standardisation et l’uniformité des opérations d’enregistrement et de gestion de domaine.
En revanche, en ce qui concerne les services tels que l'hébergement, les solutions Cloud ou la mise à disposition de serveurs, la durée minimale de la prestation est clairement précisée dans la fiche produit. Au moment de l'achat, ce détail vous sera fourni et vous pourrez également consulter des informations complémentaires sur la page produit dédiée sur notre site Internet. Cela vous permet d’avoir une vision claire des conditions et des durées des services souscrits.
Notre entreprise a adopté le système de facturation électronique requis par la loi italienne. Cela signifie que, pour nos clients résidant en Italie, la facture sera transmise par deux canaux principaux : elle peut être envoyée directement via PEC (Certified Electronic Mail), garantissant la sécurité et la traçabilité du document, ou elle peut être remise au domicile de l'utilisateur. contribuable à travers le système d'échange, facilitant l'accès et la gestion des documents fiscaux. Pour les clients non résidents en Italie qui n'adoptent pas le système italien de facturation électronique, nous procéderons à l'envoi de la facture par courrier électronique ordinaire, en fournissant le document au format PDF en pièce jointe. Cette solution garantit que, quelle que soit la situation géographique du client, chacun reçoit ses documents de facturation dans les délais et dans le respect de ses réglementations nationales respectives.
4. Modes de paiement
Vous trouverez ci-dessous les principaux modes de paiement acceptés et leurs détails. N'oubliez pas de payer le solde dans les 3 jours suivant la réception du proforma. Tout autre calendrier et méthode doit être discuté en envoyant un e-mail à paiements@managedserver.it et si vous voulez une plus grande valeur légale à l'adresse PEC manageserversrl@pec.it
Virement bancaire dans la zone SEPA.
Il est possible d'effectuer un virement bancaire dans l'espace SEPA (effectué au sein des 28 États membres de l'Union européenne UE).
Ce type de paiement est autorisé et préférable pour tous les produits et services Managedserver.it.
Les délais d'accréditation sont notoirement effectifs et normalement réalisés dans un délai indicatif compris entre 2 et 3 jours ouvrés. Il est important d'organiser le transfert en faisant très attention de saisir les données correctes ci-dessous en devise EURO, en précisant le numéro Proforma comme motif du virement et en utilisant les coordonnées bancaires suivantes :
Banque : Intesa Sanpaolo SpA
Bénéficiaire : MANAGED SERVER SRL
IBAN : IT25E0306913408100000010481
BIC (SWIFT): BCITITMMXXX
Une fois le transfert effectué, la pratique habituelle de notification de la disposition est demandée par e-mail à l'adresse e-mail paiements@managedserver.it bien que le paiement ne sera enregistré que lorsqu'il sera crédité sur le compte courant.
Stripe ou cartes de débit/crédit sur une passerelle externe.
Les cartes de crédit acceptées sont les mêmes que celles acceptées par le système de paiement réputé Bande : VISA, Visa Electron, MasterCard, Maestro, American Express. Choisir d'adopter Stripe comme principal système de paiement nous permet d'optimiser et de rendre le traitement des commandes plus efficace. Avec Stripe, vous pouvez également utiliser les principales cartes de crédit prépayées.
Nous sommes parfaitement conscients de l’importance de la confidentialité et de la sécurité des informations transmises en ligne. Pour garantir une protection maximale, la procédure de paiement s'effectue via un protocole de transfert TLS crypté directement sur la plateforme de paiement Stripe, qui adopte les normes de sécurité les plus élevées, plutôt que sur nos systèmes. Lors de cette transaction, toutes les communications sont cryptées et les données envoyées via le navigateur du client sont cryptées. Toutes les informations saisies au cours du processus, y compris les données de carte de crédit, ne sont transférées au serveur Stripe que sous forme cryptée.
Pour les services nécessitant un renouvellement, notamment pour les domaines ou les produits en voie d'expiration, le paiement par carte bancaire est fortement recommandé. Cette méthode garantit que le processus de renouvellement se déroule en temps réel, minimisant ainsi le risque que le service expire pendant le temps nécessaire pour associer le paiement à la commande.
Si vous souhaitez utiliser ce moyen de paiement, vous pouvez suivre notre assistant dans l'espace client. Cela vous guidera à travers toutes les étapes nécessaires et enfin vous serez redirigé vers Stripe pour finaliser la transaction.